Das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

Im folgenden Ratgeber informieren wir Sie über ERP-Systeme für KMU. Nutzen Sie die aktuelle, auf den deutschen Mittelstand fokussierte ERP-Marktübersicht für verschiedene Zielgruppen und Branchen, um die bestmögliche Entscheidung für ein ERP-System zu treffen.

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Das richtige System finden

Unternehmensgröße

Systemform

Bereitstellungsart

Anschaffungskosten

ERP-Vergleich

Checklisten

Das richtige System finden

Die Funktionsvielfalt eines ERP mag den ein oder anderen bei der Auswahl blenden. Mehr ist nicht immer besser. In erster Linie geht es bei einem ERP-System darum, wie effizient Ihre (wichtigsten) Geschäftsprozesse damit umgesetzt und idealerweise auch automatisiert werden können.

Wenn identifizierte ERP-Lösungen schon diese Kernaufgabe nicht richtig erfüllen, sind selbst die ausgefallensten Zusatzfunktionen wertlos fürs Unternehmen.

Machen Sie sich also klar: Der Fokus muss zuerst auf den Grundfunktionen und Kernprozessen wie z.B. den Buchhaltungsprozessen liegen. Erst wenn diese reibungslos im neuen System abgebildet werden können, können Sie sich dem verführerischen „Bling Bling“ weiterer Technik-Features widmen und diese im Rahmen einer erweiterten Bewertung vergleichen

Geeignete Methoden für den erweiterten Feature-Vergleich

Zum Vergleichen von Funktionen in Software gibt es verschiedene Methoden. Die Feature-Matrix und die Weighted Scoring Methode sind ideal, um technische Features direkt miteinander zu vergleichen. Die MoSCoW-Methode hilft Ihnen, die Funktionen nach ihrer Priorität zu ordnen – von unverzichtbar bis hin zu „nett, aber nicht notwendig“. Die SWOT-Analyse beleuchtet strategische und organisatorische Aspekte und hilft Ihnen, die langfristigen Auswirkungen der ERP-Wahl zu bewerten. Die genannten Methoden lassen sich auch miteinander kombinieren, um eine umfassende Bewertung zu erhalten.

Essentiell für den Profjekt Erfolg aber im Vergleich oft vernachlässigt

Vergessen Sie dabei nicht, dass am Ende der Erfolg Ihres ERP-Systems nicht nur von der Software selbst abhängt, sondern auch von dem Implementierungspartner, den Sie wählen. Sehen Sie sich dessen bisherige Projekte genau an und lassen Sie sich Referenzen geben. Ein guter Partner kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer gescheiterten ERP-Einführung ausmachen.

Fragen für den ERP-Vergleich von Systemen verschiedener Anbieter

Die Suche nach dem passenden ERP ist eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Kein Betrieb gleicht dem anderen. Die Suche nach einem ERP ist deswegen gleichbedeutend mit passgenauen Lösungen, die Ihre Geschäfts- und Unternehmensprozesse bestmöglich abbilden. Zentrale Problematik für die Unternehmen dabei: ERP-Systeme verfügen über viele unterschiedliche Funktionen und Features. Je nach Ausrichtung oder Schwerpunkt der Software sind die Funktionen auch noch unterschiedlich stark ausgeprägt. Hinzu kommt, dass der Markt für ERP-Software riesig und damit unüberschaubar ist.Ein direkte Gegenüberstellung, die alle ERP-Systeme miteinander vergleicht, ist deshalb nur schwer möglich. Um jedoch eine Einordnung vornehmen zu können und die Leistungsfähigkeit verschiedener ERP-Systeme darzustellen sowie starre, teure und veraltete Systeme oder kostspielige Fehlentscheidungen auszuschließen, sind folgende Aspekte besonders vorteilhaft:

Skalierbarkeit

Ist eine Anpassung der Software an Wachstum und Veränderungen im Unternehmen möglich? Kann das ERP phasenweise im Unternehmen eingeführt werden?

Flexibilität

Sind Prozesse flexibel konfigurierbar und können Funktionen im System angepasst werden? Sind auch Berichte und Dashboards flexibel anpassbar?

Kosteneffizienz

Fallen Anfangsinvestitionen für eine Infrastruktur an, und sind laufende Kosten überschaubar?

Mobilität

Kann ein mobiler Zugriff über das Internet auf das ERP-System zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort, idealerweise auch von jedem Endgerät aus erfolgen?

Automatische Updates

Erfolgen Aktualisierungen und Updates ohne manuellen Aufwand oder Systemausfälle? Erzeugen Systemupdates überschaubare Folgekosten?

Datensicherheit

Wann die Sicherheit des ERP-Systems sowohl im Eigenbetrieb (qualifiziertes Fachpersonal, sichere IT-Infrastruktur) als auch durch den Cloud-Anbieter gewährleistet werden? Welche Nachweise gibt es für Sicherheitsaussagen oder eigene Annahmen?

Kostenlose Vorlage für ein
ERP-Lastenheft

Grundlage für die reibungslose Einführung eines ERP-Systems ist das Lastenheft. Mit unserer kostenlosen Vorlage geben wir Ihnen ein Instrument an die Hand, das Ihnen die Leistungsbeschreibungen Ihres zukünftigen ERP-Systems nicht nur leicht macht, sondern auch vor Nachforderungen – dem gefürchteten Change Request – bewahrt.

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Grundsatzfragen für den Vergleich verschiedener Software-Systeme

Der ERP-Vergleich berücksichtigt eine Vielzahl unterschiedlicher Parameter. Dadurch ist es möglich, hinsichtlich der Funktionen individuelle Schwerpunkte zu setzen.

Klären Sie zu Beginn Grundsätzliches: Welche ERP-Faktoren bieten Ihnen klare Vorteile? Richten Sie Ihren Fokus nicht auf das ERP mit den meisten Funktionen oder dem günstigsten Basis-Preis, sondern halten Sie Ausschau nach dem System, das Ihrem Unternehmen die größten Vorteile bietet und mit dem Ihre Unternehmensprozesse am effektivsten abgebildet und idealerweise sogar automatisiert werden können.

Die Funktionsvielfalt moderner ERP-Systeme birgt das Risiko, Interessenten bei der Auswahl zu überfordern. Mehr Funktionen bedeuten in diesem Fall nicht zwangsläufig eine bessere Lösung. Das sogenannte „Marmeladen-Paradoxon“ kann hier greifen: Zu viel Auswahl führt nicht zu einer besseren Entscheidungsfindung, sondern eher zu Lähmung und Überforderung. Besonders bei der Einführung im Unternehmen kann eine übermäßige Funktionsvielfalt schnell zu Widerstand und Überforderung führen, anstatt die gewünschten Vorteile zu bieten.

Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit daher lieber auf das Zusammenspiel der Komponenten. Achten Sie darauf, wie effizient Ihre Arbeitsprozesse mit dem ERP umgesetzt werden können, und bringen Sie in Erfahrung, welche Einsparungen und Effizienzgewinne (z. B. durch Automatisierung) möglich sind. Eine nicht zu unterschätzende Rolle spielt auch die Rolle Ihrer Mitarbeitenden. Der Stellenwert einer guten Usability wird gerne unterschätzt – auch aufseiten der Anbieter. Werfen Sie am besten auch einen Blick auf den jeweiligen Implementierungspartner der ERP-Software und dessen umgesetzte Projekte.Im Folgenden haben wir wichtige Features und Funktionen zusammengetragen, die im Betrieb zum klaren Vorteil eines ERP werden:

Treffen Sie die Entscheidung, ob ein Cloud-native-ERP, ein Cloud-enabled-ERP oder ein On-Premise-ERP besser zu Ihnen passt.

Um das beste ERP zu finden, sollten Sie sich zu Beginn im Klaren darüber sein, welche Art von ERP-System Sie suchen – Cloud-native, Cloud-enabled oder On-Premise. Eigene Kostenstrukturen und die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter zum sicheren Betrieb sensibler IT-Infrastruktur sind hier ausschlaggebend.

Unterschätzt, aber erfolgskritisch: Vergleichen Sie die Usability der Systeme miteinander.

Bedenken Sie, dass ein ERP-System tagtäglich von Ihren Mitarbeitenden genutzt wird. Neben der Akzeptanz sollte die Benutzerfreundlichkeit des Systems kein täglich wiederkehrendes Ärgernis darstellen. Im Gegenteil: Eine gute Usability fördert die Effizienz Ihres Unternehmens.

Vergleichen Sie Lizenzkosten und laufende Kosten, achten Sie aber auch auf den Return on Invest (ROI)

Preisgünstige ERP-Systeme sind nicht gleichbedeutend mit cleveren Investitionen. Achten Sie auf die Kosten, die Ihr ERP-System zur Implementierung als auch im laufenden Betrieb verursacht. Berücksichtigen Sie alle anfallenden Posten und ermitteln Sie nach Möglichkeit Ihren ROI. Moderne Cloud-ERP bieten hier meist deutliche Kostenvorteile gegenüber klassischen On-Premise ERP-Systemen. Die Tatsache, dass Cloud-ERP häufig nach dem Prinzip Software as a Service (SaaS) funktionieren, sorgt für verlässliche Kostenstrukturen. Hinzu kommt die Kostenverlagerung für technische Infrastruktur, Datensicherheit und Datenverfügbarkeit auf den ERP-Anbieter.

Integration und Anpassungsfähigkeit

Achten Sie darauf, dass sich das ERP-System problemlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Ein flexibles ERP-System sollte sich einfach an die individuellen Unternehmensprozesse anpassen und über Schnittstellen zu anderen wichtigen Anwendungen verfügen, die bereits im Unternehmen im Einsatz sind. Besonders wichtig ist eine offene API, die eine eigenständige und unkomplizierte Anbindung ermöglicht. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch und optimiert Ihre Geschäftsabläufe.

Digitale Resilienz – ein Thema, von wachsender Bedeutung für die ERP-Systemauswahl

Vor nicht allzu langer Zeit spielte das Thema der digitalen Resilienz bei der Entscheidung für ein ERP-System eine eher untergeordnete Rolle. Die Dynamik der globalen Märkte in Verbindung mit äußeren Einflüssen wie den Folgen der Klimaveränderung rückt die Fähigkeit von Unternehmen, flexibel auf sich verändernde Situationen zu reagieren, zunehmend in den Fokus.

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Auswahl daher auch folgende Aspekte:

Kritische Faktoren an Ihrem Standort

Hochwassergefahr, hoher Strombedarf für Hitze/Kühlleistung oder den Betrieb eines eigenen Rechenzentrums.

Äußere Einflüsse wie Pandemien

Wie wollen Sie reagieren? Besteht die Möglichkeit, kurzfristig ins Homeoffice zu wechseln? Unterstützen die ERP-Systeme mobile Arbeitsformen?

Lieferengpässe

Wie abhängig sind Sie von einer nahtlos funktionierenden Lieferkette? Welche Möglichkeiten gibt es, um Störungen der Lieferkette abzufedern?

Regulatorische Faktoren

Beispielsweise neue Dokumentationspflichten, wie die Berechnung von CO₂-Kosten und deren Erzeugung für zukünftiges ESG-Reporting.

Vergleich nach Unternehmensgröße

Ihren Ursprung haben ERP-Systeme in Enterprise-Größenordnungen. In großen Konzernen führte die Möglichkeit, alle verfügbaren Ressourcen, Daten und Prozesse im Blick zu haben, zu enormen Leistungssteigerungen. Realisiert wurden solche Lösungen meist als individuelle On-Premise-Systeme, die hohe Kosten verursachten. Diese enormen Kosten konnten lange Zeit nur von großen Unternehmen getragen werden. Bis in die 1990er Jahre waren ERP-Systeme deswegen nur großen Konzernen vorbehalten.

Funktionen wie Waren-/Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Ressourcenplanung oder Bestandsführung und Lagerhaltung wurden gewissermaßen „von Hand“ programmiert. Erst mit Cloud-basierten ERP-Lösungen sanken die Kosten. Als Folge wurde ERP auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) interessant.

Heute handelt es sich bei modernen ERP-Lösungen im Wesentlichen um modular aufgebaute Softwarearchitekturen, bei denen sich die Unternehmensbereiche einfach und unkompliziert über individualisierbare Standardsoftware abbilden lassen. Viele Standardprozesse sind in diesen Systemen bereits vorkonfiguriert und lassen sich im Rahmen einer Prozessoptimierung ans Unternehmen anpassen.

Der Markt insgesamt und auch die verglichenen ERP-Systeme zeigen: Nicht jede Software ist für jede Unternehmensgröße gleich gut geeignet. Trotz Anpassungsmöglichkeiten weisen die ERP-Lösungen einen hohen Spezialisierungsgrad auf Branchen oder Unternehmensgrößen auf.

Kleinstunternehmen

Bis zu 9 Beschäftigten und bis 2 Millionen Euro Umsatz

Kleine Unternehmen

Bis zu 49 Beschäftigten und bis 10 Millionen Euro Umsatz

Mittlere Unternehmen

Bis zu 249 Beschäftigten und bis 50 Millionen Euro Umsatz

Großunternehmen

Über 249 Beschäftigten oder mehr als 50 Millionen Euro Umsatz

Neben der Berücksichtigung Ihrer eigenen Unternehmensgröße und der Fähigkeit des Anbieters, diese daraus resultierenden Anforderungen abzubilden, kann es hilfreich sein, wenn ein ERP-Anbieter über Branchen-Erfahrungen verfügt. Dadurch ist sichergestellt, dass er dazu in der Lage ist, Ihnen die erforderlichen branchenspezifischen ERP-Funktionen zur Verfügung zu stellen und Sie bei der Einrichtung des ERP-Systems entsprechend zu unterstützen.

Diese Fähigkeit drückt sich auf der obersten Ebene durch die angebotene Softwarelösung aus. Ob Standardsoftware, spezialisierte Branchensoftware oder maßgeschneiderte Individualsoftware macht bei Implementierung, der Anwendung und den finalen Kosten einen großen Unterschied. Es ist wichtig, ob ein ERP im Vergleich zu einer Standardlösung in den jeweiligen ERP-Systemen individuelle Prozesse und branchenabhängige Besonderheiten berücksichtigen kann. Wägen Sie aus diesem Grund sorgfältig ab, inwieweit Investitionen in eine vermeintlich günstige Standard-Lösung sinnvoll sind, wenn Ihnen diese nur die wichtigsten Basis-Funktionen bietet. Möglicherweise würde Ihnen ein branchenspezifisches ERP-System mehr Vorteile bieten.

Vergleich nach Softwareform

Um ERP-Systeme im Vergleich besser einordnen zu können, lassen sich drei verschiedene ERP-Prinzipien unterscheiden. In der folgenden Übersicht erläutern wir diese ausführlich:

Standardsoftware

Unternehmen, die ein ERP-Programm nutzen möchten, setzen heute überwiegend auf Standardsoftware. Häufig stellen sie bereits eine große Bandbreite an Funktionen bereit. Dank optional zubuchbarer Erweiterungen sind diese ERP-Systeme mittlerweile auch in der Lage, branchenspezifische Anforderungen abzudecken. Das gewährleistet den problemlosen Einsatz in vielen verschiedenen Betrieben aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen. Dazu zählen zum Beispiel folgende Wirtschaftszweige:

Dienstleistungen: Hier werden überwiegend nicht materielle Leistungen angeboten, wozu beispielsweise Beratung und Service zählen. Im ERP-Systeme-Vergleich sollten Sie deswegen auf Software-Module für Projekt- und Dokumentenmanagement sowie auf entsprechende CRM-Funktionen achten. So stellen Sie eine reibungslose Kommunikation mit Kunden und Auftraggebern sicher.

Handel: Diese Sparte benötigt in erster Linie Business-Software, die optimale Unterstützung bei der Integration von Lieferanten und Abnehmern bietet. Weiterhin müssen die Systeme dazu in der Lage sein, teils enorme Sortimentsgrößen und Lagerbewegungen problemlos abzuwickeln. Achten Sie daher beim ERP-System-Vergleich vor allem auf entsprechende Module im Bereich Warenwirtschaft.

Produzierendes Gewerbe: Fertigungsunternehmen stellen meist hohe Ansprüche an die Produktionsplanung und -steuerung. Auch die Rückverfolgung von Warenströmen spielt hier eine immer wichtigere Rolle. Setzen Sie daher auf ERP-Software, die im Vergleich zu anderen Systemen neben Modulen im Bereich Produktion auch Funktionen aus dem Bereich Handel und Dienstleistung anbietet, um beides miteinander zu kombinieren.

Wirtschaftszweige, die gleiche oder zumindest ähnliche Anforderungen im Bereich Enterprise Resource Planning haben, können als eine Zielgruppe zusammengefasst werden. So lassen sich die wichtigsten ERP-Prozesse mithilfe moderner Standardsoftware für diese Betriebe abdecken.

Individualsoftware

Da es mittlerweile ein so umfangreiches Angebot an effizienter Standardsoftware auf dem Markt gibt, greifen kaum noch Unternehmen zu Individualsoftware. Der Grund: Das Entwickeln einer Lösung ist mit einem extrem großen Aufwand und Kosten verbunden. Die systemtechnische Integration nimmt viel Zeit in Anspruch und ist mit einigen Risiken (z. B. Sicherheit, Datenschutz) verbunden. Daher ist Individualsoftware nur für die wenigsten Betriebe wirtschaftlich.

Für wen ist Individualsoftware geeignet? Individualsoftware kann für einige Fälle empfehlenswert sein: Hat sich eine Firma in einem speziellen Bereich ein Alleinstellungsmerkmal bzw. einen Wettbewerbsvorteil erarbeitet, kann es sinnvoll sein, eine Individuallösung einzuführen, welche die Prozesse im Vergleich zu ERP-Standardsoftware besser abdecken kann. In Abhängigkeit vom Einzelfall kann die Wahl einer Individualsoftware das eigene Profil und die Alleinstellungsmerkmale weiter stärken.

Auch spezialisierte Unternehmen können von Individualsoftware profitieren. Verarbeitet ein Betrieb beispielsweise Lebensmittel, muss er seine Produkte stets neuen Vorschriften und Gesetzen der Lebensmittelindustrie anpassen oder er benötigt ein HACCP-Konzept. Besitzt ein ERP-Anbieter im Vergleich keinerlei Erfahrung auf diesem Gebiet, kann es schwerwiegende Probleme entsprechender Funktionen geben. Dementsprechend müssen Sie sich nach einem umsehen, der diese Prozesse versteht und ein branchenspezifisches ERP-System anbietet.

Branchensoftware

Zahlreiche Branchenlösungen vervollständigen unseren ERP-Systeme-Vergleich. Einige Hersteller bieten solche Programme in Form zusätzlicher Software-Pakete neben ihrem regulären Produkt-Portfolio an. Es handelt sich hierbei meist um spezifische Erweiterungen oder Anpassungen von standardisierten ERP-Programmen an die Besonderheiten verschiedener Branchen. Häufig werden diese nicht direkt vom Hersteller, sondern von Partner-Unternehmen entwickelt.

Im Vergleich dazu, sind diese wiederum auf spezielle Wirtschaftszweige spezialisiert und besitzen fundiertes Fachwissen im jeweiligen Bereich. Demnach stellen Branchenlösungen oftmals kein eigenes Produkt dar. Vielmehr kann man darunter die sinnvolle Software-Erweiterung um branchenspezifische Funktionen und Erweiterungen verstehen. Im ERP-System-Vergleich nimmt diese Form von ERP-Software jedoch nur einen kleinen Bereich ein.

Zwar müssen Sie eine Branchenlösung in der Regel immer zusätzlich zu einer Standardsoftware erwerben. Allerdings profitieren Sie so von einem deutlich geringeren Aufwand bei der Einführung Ihres ERP-Programms und stellen sicher, dass dieses Ihre branchenspezifischen Anforderungen optimal abdecken kann.

Damit Sie sich auch in schwierigen Zeiten immer auf die Hilfe Ihres ERP-Anbieters verlassen können, ist es wichtig, dass Sie sich für einen seriösen Hersteller mit Know-how und Erfahrung entscheiden. Dieser sollte in jedem Fall die zentralen Prozesse in Ihrem Unternehmen kennen und wissen, worauf es bei der ERP-Einführung in Ihrer Branche ankommt.

So können Sie bei Bedarf jederzeit auf seine Erfahrung zurückgreifen. Mit dem nötigen Know-how kann Ihnen Ihr Anbieter dabei helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren, schneller zu lösen, bzw. komplett zu vermeiden.

Vergleich nach Bereitstellungsart

Beim Thema ERP-Systeme gibt es verschiedene Bereitstellungsarten, die Unternehmen in Betracht ziehen können, um die beste Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen zu finden:

Cloud-native ERP-Systeme

Cloud-native ERP-Systeme werden speziell für den Betrieb in einer Cloud-Umgebung entwickelt und nutzen die Möglichkeiten moderner Cloud-Technologien voll aus. Die ERP-Software und die Unternehmensdaten werden auf leistungsstarken Servern in externen Rechenzentren gespeichert – der sogenannten Cloud. Voraussetzung für den Zugriff auf die Unternehmensdaten sind eine stabile Internetverbindung, ein internetfähiges Endgerät und natürlich Zugangsdaten. Eine besondere IT-Infrastruktur im Unternehmen ist nicht erforderlich. Zusätzliche Funktionen können jederzeit hinzugebucht werden. Drittsysteme lassen sich über Schnittstellen unkompliziert anbinden. Besitzer des Cloud-ERP ist der Anbieter. Dieser haftet bei Software-Ausfällen oder Problemen, übernimmt Wartungen und versorgt die Unternehmenssoftware mit regelmäßigen Updates. Unternehmen mieten ein Cloud-ERP in der Regel als Software as a Service.

Cloud-enabled-ERP

Cloud-enabled-ERP sind die Weiterentwicklung klassischer On-Premise-ERP, ergänzt um die Bereitstellung der Daten in einer Cloud. Für den Zugriff auf die Daten sind eine stabile Internetleitung, ein internetfähiges Endgerät und Zugangsdaten erforderlich. Dank der Cloud-basierten Speicherung der Unternehmensdaten ist eine besondere IT-Infrastruktur nicht erforderlich. Eine Installation der Unternehmenssoftware auf den Geräten der Mitarbeiter entfällt häufig. Schnittstellen zu Drittsystemen und die Installation zusätzlicher Funktionen erfolgen zentral auf dem Server. Passende Lösungen müssen in der Regel aber individuell für jeden Kunden entwickelt werden. Für Aktualisierungen, Weiterentwicklungen und die Beseitigung von Ausfällen ist das jeweilige Unternehmen selbst verantwortlich. Nach dem rechtmäßigen Erwerb sind On-Premise-Systeme in der Cloud das Eigentum des jeweiligen Unternehmens.

On-Premise-ERP-Systeme

On-Premise-ERP-Systeme markieren die Ursprünge des Enterprise Resource Planning (ERP). Die erforderliche IT-Infrastruktur betreibt das Unternehmen selbst – inklusive Wartungen, Aktualisierungen und aller Arbeiten, um die Verfügbarkeit des Systems sicherzustellen. Installiert wird das On-Premise-System auf unternehmenseigenen Servern und den Rechnern aller Beschäftigten. Schnittstellen zu Drittsystemen und die Installation zusätzlicher Funktionen sind oftmals mit hohem Aufwand verbunden, da diese Lösungen individuell entwickelt werden müssen. Für Aktualisierungen, Weiterentwicklungen und die Beseitigung von Ausfällen ist das jeweilige Unternehmen selbst verantwortlich. Nach dem rechtmäßigen Erwerb sind On-Premise-ERP-Systeme das Eigentum des jeweiligen Unternehmens.

Vor- und Nachteile
der Bereitstellungsarten

On-Premise-ERP

On-Premise-ERP-Lösungen basieren auf einem Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Enterprise Resource Planning Software. Bis vor wenigen Jahren war die lokale Nutzung der Programme noch der Normalfall. Deshalb gab es für ein solches System auch keine besondere Bezeichnung. Die lokale Nutzung wird aber zunehmend von Software as a Service-Modellen (SaaS) sowie Cloud-Computing verdrängt und tritt seitdem unter dem Begriff On-Premise-ERP auf.

Bei der Auswahl des passenden ERP-Systems für Ihr Unternehmen stehen Sie zunächst vor der grundsätzlichen Frage, ob ein On-Premise-ERP-Programm oder eine ERP-Cloud-Lösung Ihren Anforderungen besser gerecht wird. Um Ihnen diese Entscheidung leichter zu machen, haben wir auf dieser Seite die wichtigsten ERP-Vor- und Nachteile beider Systemarten zusammengestellt. Wägen Sie diese vor der Anschaffung gut gegeneinander ab und machen Sie einen Vergleich der ERP-Programme.

Vorteile

Einfache Bedienbarkeit und ansprechende Benutzeroberfläche

Mobile Zugriffsmöglichkeiten

Mehrsprachig- und Mehrwährungsfähigkeit

Automatisierte Workflows

Dokumentenmanagement (DMS)

Echtzeit-Reporting & anpassbare Dashboards

Personalisierungen von Prozessen, Berichten und User Interfaces

Nachteile

Branchenunterstützung

Verwaltung mehrerer Standorte

Finanzmanagement

Integrierte Business Intelligence (BI)

E-Commerce-Integration zur Anbindung von Online-Shops

Rollenbasierte Dashboards

Cloud Hosting

Lösungen basierend auf einem Abonnement- und Nutzungsmodell (SaaS = Software as a Service) für die Bereitstellung cloudbasierter Enterprise Resource Planning Software. Im Gegensatz zu On-Premise-ERP, bei dem die Software lokal auf den Servern des Unternehmens installiert wird, wird ein Cloud-ERP über das Internet bereitgestellt und in Rechenzentren des Anbieters gehostet.

Die Cloud als Art der Bereitstellung ermöglicht den Nutzern den Zugriff auf die ERP-Software von überall und zu jeder Zeit, solange eine Internetverbindung besteht. Cloud-ERP wird zunehmend beliebter, da es flexible Skalierbarkeit, geringere Anfangsinvestitionen und eine einfachere Wartung bietet.

‍Sämtliche Inhalte bequem und schnell auf einem Webserver abzuspeichern und diese dann jederzeit und überall in Echtzeit abrufen zu können, ist einer der vielen Vorteile von Cloud-ERP. Es gibt aber auch Nachteile, die Unternehmen vor der Entscheidung für eine webbasierte ERP bedenken sollten.

Vorteile

Mobilität: Solange eine stabile Internetverbindung besteht, können alle Anwender an 365 Tagen im Jahr 24 Stunden am Tag auf die abgespeicherten Firmendaten zugreifen – und das von jedem x-beliebigen Ort der Welt.

Kosteneinsparung: Im Vergleich zu einem eigenen Rechenzentrum spricht die vergleichsweise geringe monatliche Lizenzgebühr für das webbasierte ERP-System. Davon profitieren insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, da diese in der Regel nicht über eine entsprechend leistungsfähige IT-Abteilung verfügen. Die Höhe der Kosten ist abhängig vom gewünschten Funktionsumfang und der Anzahl an Nutzern.

Flexibilität: Cloud-ERP bietet Nutzern eine hohe Flexibilität in mehreren Bereichen. So zum Beispiel beim Thema Ressourcenbestand. Brauchen Sie mehr Rechenleistung, kann Ihnen diese der Cloud-Anbieter in kürzester Zeit zur Verfügung stellen. Auch wenn weitere Module benötigt oder der Funktionsumfang erweitert werden soll, stellt das kein Problem dar. Bei Bedarf können weitere Funktionen wie Projektmanagement einfach hinzugebucht werden. In der Regel sind die Module sofort verfügbar.

Updates & Wartung: Alle Updates und Wartungsarbeiten werden vom Cloud-Anbieter übernommen und durchgeführt. Die Kosten hierfür sind üblicherweise in der monatlichen Lizenzgebühr inbegriffen und fallen somit nicht extra an. Da der Anbieter meist gleich mehrere Server parallel verwendet, kommt es nur in seltenen Fällen zu Funktionseinschränkungen während eines Updates oder einer Wartung.

Datensicherheit: Cloud-ERP-Anbieter verfügen über die Ressourcen, um qualifiziertes Fachpersonal für den Betrieb und IT-Sicherheit zu rekrutieren und dieses kontinuierlich weiterzubilden.

Nachteile

Datenschutz: Bei der Auswahl eines geeigneten Cloud-ERP-Anbieters sollten Sie darauf achten, dass dieser die in der EU geltenden Datenschutzbestimmungen einhält. Da Sie die Einhaltung nicht selbst bzw. nur begrenzt kontrollieren können, besteht hier ein gewisses Risiko bei Anbietern außerhalb Deutschlands bzw. der EU.

Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit: Viele der aktuell vorhandenen Cloud- ERP-Lösungen sind in puncto Funktionsumfang eingeschränkt. Meist sind solche ERP- Systeme auf eine oder mehrere Branchen spezialisiert und bieten entsprechende Branchenfunktionen an. Das schränkt die Anpassungsfähigkeit an eigene Prozesse etwas ein. In diesem Bereich entwickeln sich Anbieter jedoch stetig weiter. Insbesondere Cloud-native Systeme zeichnen sich durch eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus.

Störung oder Ausfall: Fallen beim Cloud-Anbieter Server zum Beispiel aufgrund eines technischen Defekts aus oder gibt es eine Störung, einen Hackerangriff etc., dann kann dies die gesamte Firma lahmlegen. Cloud-Anbieter haben in der Regel redundante Systeme und Notfallpläne, um die Auswirkungen solcher Ausfälle zu minimieren. Es ist wichtig, die Service-Level-Agreements (SLAs) und Ausfallsicherheitsmaßnahmen des Anbieters zu prüfen.
Auch Back-ups können bei einer Störung oder einem Ausfall verloren gehen, setzt der Anbieter nicht auf geografisch verteilte Rechenzentren und redundante Back-up-Systeme. Lassen Sie sich Back-up-Strategien und -Prozesse des Anbieters erklären. Aus diesem Grund sollten Sie die wichtigsten Firmendaten zusätzlich lokal in einem Backup abspeichern. Prüfen Sie auch die Architektur der Anbieter. Bekommt jeder Kunde eine eigene, unabhängig betriebene Instanz (Single-Tenant-Architektur) auf den Servern bereitgestellt oder arbeiten alle Anwender in einem System (Multi-Tenant-Architekturen)?

Kosten für die Anschaffung eines
ERP-Systems?

Sie möchten wissen, wie hoch die ERP-Kosten für eine moderne Business-Software ausfallen und wie teuer die Einführung eines entsprechenden Programms ist? Folgende Faktoren spielen im Vergleich der Implementierungskosten und Lizenzkosten verschiedenen ERP-Systeme eine entscheidende Rolle:

Komplexität der Unternehmensprozesse

Betriebsgröße und Anwenderzahl

Gewünschter Funktionsumfang

Wahl zwischen On-Premise-ERP und Cloud-ERP

Grad der benötigten Systemanpassung

Zum Großteil hängen die ERP-Kosten und die Dauer der Implementierung davon ab, wie viel an der Software speziell für Ihre Firma angepasst werden muss. Dementsprechend unterschiedlich fällt der Preis von Geschäft zu Geschäft aus.

Dienstleistungsbetriebe

Dienstleistungsbetriebe benötigen in der Regel Module von geringerer Komplexität. Dienstleister benötigen meist nur einfache Module wie CRM oder Buchhaltung manchmal Projektcontrolling-Funktionen, da ihre Prozesse weniger komplex sind. Dadurch sind die Kosten für Anpassung und Implementierung gering.

Produzierendes Gewerbe

Produzierendes Gewerbe hingegen benötigt Programm-Funktionalitäten, welche den sehr komplexen Anforderungen dieser Branche gewachsen sind. Produzierende Unternehmen benötigen umfangreiche Funktionen wie Produktionsplanung, Maschinenintegration und Qualitätsmanagement. Die hohe Komplexität von Produktionsabläufen und Ressourcenplanung führt zu deutlich höheren Kosten und längeren Implementierungszeiten.

Handelsfirmen

Handelsfirmen reihen sich ungefähr in der Mitte dieser beiden Fälle ein. Im Handel benötigen Unternehmen Funktionen für Lagerverwaltung, Logistik und Vertrieb. Die Anforderungen sind moderat, können häufig auch direkt durch Schnittstellen zu spezialisierter Software (Sanktionslistenprüfung, Logistikdienstleistern oder automatische Zollanmeldung) abgebildet werden und erfordern weniger Anpassungen als im produzierenden Gewerbe, wodurch die Kosten im mittleren Bereich liegen.

ERP-Vergleich

18 ERP-Systeme für Ihr KMU

Hier bieten wir eine aktuelle, kuratierte Marktübersicht über das vielfältige Angebot im Bereich der Unternehmenssoftware für KMU. Ziel ist es, Interessenten mittelständischer Unternehmen einen leichteren Einstieg, bessere Orientierung sowie die nötigen Grundlagen zu liefern, um eine individuelle Entscheidung für oder gegen ein ERP zu treffen.

1. Moderne Cloud-fokussierte ERP:

Haufe X360

Das modulare, Cloud-native ERP-System Haufe X360 wurde speziell für mittelständische Unternehmen (KMU) entwickelt. Die Software eignet sich besonders für Handelsunternehmen (Groß- und Einzelhandel, E-Commerce), Dienstleister und produzierende Unternehmen. Sie kann aufgrund der sehr flexiblen Architektur aber auch auf die Anforderungen vieler anderer Branchen (z.B. Medizintechnik) perfekt zugeschnitten werden.

Haufe X360 bietet alle gängigen ERP-Funktionen wie z. B. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, CRM, Projektcontrolling, DMS, Produktionssteuerung und Qualitätsmanagement. Dank offener Schnittstellen (APIs) ist der ERP-Kern flexibel erweiterbar. So entsteht eine maßgeschneiderte 360°-Unternehmenssoftware, die an die spezifischen Bedürfnisse nahezu jeder Branche angepasst werden kann.

Mit Haufe X360 sind Unternehmen in der Lage, nahezu alle Geschäftsbereiche zu digitalisieren und Arbeitsschritte zu automatisieren. Eine Vielzahl von Systemen und Funktionen lässt sich in einer einzigen Software zusammenführen. So kann abteilungsübergreifend besonders gut zusammengearbeitet werden. Dank Cloud-Technologie kann orts- und zeitunabhängig gearbeitet und mit jedem internetfähigen Endgerät (PC, Tablet oder Smartphone) flexibel auf das ERP-System zugegriffen werden.

‍Echtzeitdaten: Eine zentrale Datenbasis für alle Anwendungen und Nutzer, inklusive Live-Dashboards.

‍Automatisierung: Digitale und automatisierbare Geschäftsprozesse (u.a. Buchhaltung und E-Commerce).

‍Benutzerfreundlichkeit: Moderne, intuitive Benutzeroberfläche und kostenlose mobile App.

Standortverwaltung: Verwaltung mehrerer Unternehmen (Mandanten), Niederlassungen oder Lagerstandorten; Multi-Währungs- und Multi-Sprachfähigkeit.

‍Implementierung: Im Standard ist eine kurzfristige Einführung mit vorkonfigurierten Standard-Prozessen auf Basis von Branchen-Best-Practices möglich. Implementierungen werden von zertifizierten Partner-Agenturen vorgenommen.

‍Sicherheit & Datenschutz: Hohe Standards in Bezug auf IT-Sicherheit (ISO-27001-zertifiziertes Hosting in geschützten deutsche Rechenzentren) und Datenschutz (GoBD-konform, Compliance).

Das richtige System finden

Fragen für den ERP-Vergleich von Systemen verschiedener Anbieter

Skalierbarkeit

Flexibilität

Kosteneffizienz

Mobilität

Automatische Updates

Datensicherheit

Kostenlose Vorlage für ein ERP-Lastenheft

Grundsatzfragen für den Vergleich verschiedener Software-Systeme

Treffen Sie die Entscheidung, ob ein Cloud-native-ERP, ein Cloud-enabled-ERP oder ein On-Premise-ERP besser zu Ihnen passt.

Unterschätzt, aber erfolgskritisch: Vergleichen Sie die Usability der Systeme miteinander.

Vergleichen Sie Lizenzkosten und laufende Kosten, achten Sie aber auch auf den Return on Invest (ROI)

Integration und Anpassungsfähigkeit

Digitale Resilienz – ein Thema, von wachsender Bedeutung für die ERP-Systemauswahl

Kritische Faktoren an Ihrem Standort

Äußere Einflüsse wie Pandemien

Lieferengpässe

Regulatorische Faktoren

Vergleich nach Unternehmensgröße

Kleinstunternehmen

Kleine Unternehmen

Mittlere Unternehmen

Großunternehmen

Vergleich nach Softwareform

Standardsoftware

Individualsoftware

Branchensoftware

Vergleich nach Bereitstellungsart

Cloud-native ERP-Systeme

Cloud-enabled-ERP

On-Premise-ERP-Systeme

Vor- und Nachteile der Bereitstellungsarten

On-Premise-ERP

Cloud Hosting

Kosten für die Anschaffung eines ERP-Systems?

Komplexität der Unternehmensprozesse

Betriebsgröße und Anwenderzahl

Gewünschter Funktionsumfang

Wahl zwischen On-Premise-ERP und Cloud-ERP

Grad der benötigten Systemanpassung

Dienstleistungsbetriebe

Produzierendes Gewerbe

Handelsfirmen

18 ERP-Systeme für Ihr KMU

1. Moderne Cloud-fokussierte ERP:

Haufe X360

faveo 365

myfactory

orgaMAX

Scopevisio

weclapp

Xentral

2. Etablierte ERP mit Spezialisierung

Abas ERP

APplus

oxaion

Proalpha

Steps

TimeLine ERP

3. Globale Anbieter mit Mittelstandslösungen

SAP Business One

Sage 100

Cosmo Consult

MetaArgon

ERP-Software in großen Unternehmen

ERP-Software für große Unternehmen im Überblick

SAP

Oracle/NetSuite

Microsoft

Sage

Infor

Mini-Checklisten für den Vergleich von ERP-Anbietern

Ultimative Checkliste für die Bewertung von ERP-Systemen

Antworten

Kostenlose Vorlage für ein
ERP-Lastenheft

Vor- und Nachteile
der Bereitstellungsarten

Kosten für die Anschaffung eines
ERP-Systems?

ERP-Software in
großen Unternehmen

Mini-Checklisten für den Vergleich
von ERP-Anbietern